Chứng thực online được định nghĩa là việc chứng thực bản sao online được căn cứ từ bản chính văn bản giấy tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP như sau:

9. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Tuy nhiên, thủ tục này chỉ được sử dụng để đặt lịch trước qua trang web của Cổng dịch vụ công quốc gia và chỉ áp dụng với thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức của nước ngoài cấp/chứng nhận hoặc do cơ quan, tổ chức của Việt Nam cấp/chứng nhận.

Như vậy, thủ tục chứng thực online mới áp dụng với việc chứng thực bản sao từ bản chính còn các thủ tục khác gồm chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng hoặc giao dịch thì hiện chưa được thực hiện trong thực tế.

Việc chứng thực online được thực hiện thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Do đó, để được chứng thực bằng hình thức online, công dân cần phải tạo tài khoản trên trang web này.

Hướng dẫn chứng thực online bản sao điện tử từ bản chính

Bước 1: Truy cập vào đường link https://dichvucong.gov.vn/ -> menu [Dịch vụ công nổi bật]

Bước 2: Chọn mục [Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận]

Bước 3: Tại màn hình, chọn Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực -> bấm nút [Đồng ý]

Bước 4: Sau khi chọn cơ quan chứng thực, chọn loại giấy tờ cần chứng thực và ngày hẹn, giờ hẹn -> Hệ thống hiển thị màn hình đặt lịch hẹn như sau:

Bước 5: Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày giờ hẹn, bấm nút [Đặt lịch hẹn].

Hệ thống sẽ hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn trên màn hình. Đồng thời, gửi tin nhắn sms tới số điện thoại thông báo mã lịch hẹn và thời gian hẹn.

Trong trường hợp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi sms tới số điện thoại, tài khoản dịch vụ công để thông báo thời gian hẹn lại.

Bước 6: Công dân đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực.

Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử./.