Đây là nhận định của các chuyên gia tại “Hội thảo Tự động hóa doanh nghiệp để giải phóng lãnh đạo” do Hội Mỹ nghệ và Chế biến gỗ Tp. Hồ Chí Minh (HAWA) tổ chức, ngày 9/1.

Ông Hoàng Đình Trọng, Chủ tịch Công ty Đào tạo Tư vấn PDCA cho rằng, khác biệt giữa các doanh nghiệp thành công và thất bại chính là năng suất và tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu.

Doanh nghiệp thành công nhờ năng suất làm việc của các thành viên cao, tỷ suất lợi nhuận so với doanh thu cao. Nhờ đó, họ có thể phát triển bền vững trong thời gian dài và mở rộng địa bàn hoạt động ra nhiều quốc gia khác nhau. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có năng suất làm việc thấp, tỷ suất lợi nhuận thấp thì khó duy trì lâu dài.

Theo ông Trọng, tại Việt Nam hiện có tới hơn 90% doanh nghiệp sản xuất tư nhân được thành lập bởi những người có chuyên môn kỹ thuật, nói cách khác, những ông chủ doanh nghiệp tại Việt Nam đều xuất phát là thợ làm nghề. Điều này dẫn đến hiện tượng là các doanh nghiệp mới thành lập hoạt động rất tốt trong giai đoạn đầu.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có cơ hội phát triển, mở rộng quy mô thì lãnh đạo doanh nghiệp lại không thể kiểm soát được hoạt động của doanh nghiệp mình và rơi vào tình trạng “rối như canh hẹ”. Nguyên nhân là do những người lãnh đạo am hiểu kỹ thuật nhưng thiếu kỹ năng quản trị doanh nghiệp.

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp cũng chia sẻ, hiện nay người đứng đầu doanh nghiệp vừa phải quản lý tổng thể đồng thời cũng là người trực tiếp làm các công việc như tìm kiếm khách hàng, triển khai sản xuất, tính toán chi phí, nguồn thu…

Những công việc này khiến họ rơi vào vòng xoáy chu trình hoạt động của doanh nghiệp mà không có thời gian để hoạch định chiến lược, tìm giải pháp tăng năng suất và tối ưu hóa sản xuất, thậm chí không có thời gian cho cá nhân, gia đình và các mối quan hệ xã hội.

Chính vì vậy, muốn doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà lãnh đạo vẫn được giải phóng khỏi các công đoạn, sự vụ cần phải ứng dụng các hệ thống điều hành, quản trị doanh nghiệp một cách bài bản. Ông Phí Anh Tuấn, Phó Chủ tịch Hội tin học Tp. Hồ Chí Minh cho biết, một nghiên cứu về doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam đã chỉ ra nếu hợp lý hóa quy trình quản lý nội bộ, doanh nghiệp Việt Nam có thể tiết kiệm từ 42 -76% chi phí quản lý.

Những yếu tố làm phát sinh chi phí cho doanh nghiệp hiện nay xuất phát từ nhiều góc độ; trong đó, chi phí sản xuất trực tiếp tăng do chưa kiểm soát tốt nguyên vật liệu, tỷ lệ tiêu hao, hư hỏng, tồn đọng hàng hóa, thay thế sản phẩm lỗi…Ngoài ra, nếu không quản trị tốt, doanh nghiệp sẽ mất thêm chi phí để đào tạo nhân lực, bỏ qua nhiều cơ hội do thiếu thông tin thị trường và không đáp ứng được quy trình quản lý theo yêu cầu của đối tác.

Điều đáng nói là những vấn đề trên không tạo khoản chi phí phát sinh lớn ngay tại thời điểm đó mà như những giọt nước rò rỉ trong suốt quá trình vận hành của doanh nghiệp. Chính vì vậy, rất nhiều doanh nghiệp chưa nhận ra, hoặc đánh giá chưa đúng những tổn thất mà các vấn đề trên gây ra.

Để thấy ra sự khác biệt giữa việc quản trị doanh nghiệp có hệ thống với việc điều hành doanh nghiệp theo cảm tính, ông Phí Anh Tuấn nêu dẫn chứng, các doanh nghiệp đã áp dụng các phần mềm điều hành doanh nghiệp theo hướng tự động hóa đã giúp giảm tỷ lệ tồn kho vật tư xuống 30 – 40% so với trước đó, tỷ lệ giao hàng trễ hạn gần như không còn.

Điển hình nhất, sau 3 năm thực hiện quản trị, thu hồi nguyên liệu dư thừa, công ty Lâm Việt đã thu về 49 tỷ đồng, đây là con số mà không ai nghĩ đến khi nhìn những mẩu gỗ dư ra trong quá trình sản xuất.

Mặt khác, khi áp dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp bằng công nghệ, lãnh đạo doanh nghiệp có thể kiểm soát được toàn bộ quy trình hoạt động, chất lượng sản phẩm bất cứ khi nào và đang ở đâu. Thêm vào đó, việc quản lý bằng các chương trình điều hành cũng giúp doanh nghiệp chứng minh sự minh bạch và tạo được uy tín với các đối tác trong bối cảnh hội nhập quốc tế.

Hiệu quả của việc ứng dụng hệ thống điều hành doanh nghiệp đã được nhiều chuyên gia và doanh nghiệp khẳng định. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là các doanh nghiệp phải bắt đầu từ đâu, ứng dụng như thế nào để mang lại hiệu quả tối ưu. Ông Lê Đức Nghĩa, Tổng Giám đốc Công ty gỗ An Cường cho rằng, muốn ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả, trước tiên doanh nghiệp đó phải tái cấu trúc, thay đổi tư duy điều hành và vận hành doanh nghiệp.

Theo đó, người điều hành doanh nghiệp là người hoạch định chiến lược, đưa ra mục tiêu phát triển cho doanh nghiệp, còn các công đoạn thực hiện sẽ được phân công cho các bộ phận chuyên môn thực hiện và chịu trách nhiệm trực tiếp. Điều này đòi hỏi người đứng đầu doanh nghiệp phải có quyết tâm cao và truyền cảm hứng, niềm tin thay đổi cho các cộng sự, nhân viên của mình.

Theo ông Lê Đức Nghĩa, ứng dụng công nghệ thông tin là điều không thể thiếu nếu muốn điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, minh bạch. Nhưng, tùy thuộc vào quy mô, tầm nhìn của mình các doanh nghiệp có thể lựa chọn các hệ thống quản trị phù hợp, phát huy được hiệu quả mà không gây lãng phí nguồn lực tài chính, con người cho việc vận hành.

Cùng quan điểm, nhiều chuyên gia cho rằng, việc quản trị doanh nghiệp phải bắt đầu từ việc hoàn thiện bộ máy nhân lực, phân công rõ công việc cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân. Sau đó mới thực hiện các bước chuyên nghiệp hóa và hiện đại hóa, ứng dụng các thành tựu công nghệ để hướng tới mục tiêu phát triển toàn diện và hội nhập thành công./.