Theo quy định tại Thông tư số 21/2025/TT-BNV, khi sử dụng hòm phiếu phụ, Tổ trưởng Tổ bầu cử chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng phiếu bầu phát cho thành viên mang theo hòm phiếu phụ đến các cử tri không thể trực tiếp đến phòng bỏ phiếu, như người khuyết tật, ốm đau, già yếu; người đang bị tạm giam, người đang chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc mà các nơi này không tổ chức khu vực bỏ phiếu riêng; người đang bị tạm giữ tại nhà tạm giữ; người đang bị cách ly xã hội do dịch bệnh (nếu có) tại cơ sở cách ly hoặc nơi ở, nơi lưu trú của cử tri đang được cách ly; những khu vực bị chia cắt do thiên tai, hỏa hoạn, tại các giàn khoan, công trình trên biển, các đơn vị, đội tàu đang làm nhiệm vụ trên biển, hải đảo để thực hiện việc bỏ phiếu do không đến được phòng bỏ phiếu. Sau khi những cử tri này bỏ phiếu xong, thành viên Tổ bầu cử phải mang ngay hòm phiếu phụ về phòng bỏ phiếu.

Việc phát phiếu bầu cho cử tri và tổ chức để cử tri bỏ phiếu đối với trường hợp cử tri đang bị cách ly xã hội do dịch bệnh (nếu có) phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về bầu cử, đồng thời, bảo đảm đầy đủ các biện pháp phòng, chống dịch bệnh theo hướng dẫn của Bộ Y tế và quy định của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi hoàn thành việc bỏ phiếu, các thành viên Tổ bầu cử phải thực hiện việc khử khuẩn hòm phiếu phụ và mang ngay hòm phiếu phụ về phòng bỏ phiếu theo quy định.

Trường hợp việc sử dụng hòm phiếu phụ đối với các cử tri tại khu vực bị chia cắt do thiên tai, hỏa hoạn, tại các giàn khoan, công trình trên biển, các đơn vị, đội tàu đang làm nhiệm vụ trên biển, hải đảo, sau khi các cử tri bỏ phiếu xong nhưng do các yếu tố khách quan như thiên tai, hỏa hoạn dẫn đến khu vực bị chia cắt nên việc mang hòm phiếu phụ đến phòng bỏ phiếu không thể hoàn thành được trong ngày bầu cử (hoặc ngày bầu cử sớm đã được ấn định) thì các thành viên Tổ bầu cử phụ trách hòm phiếu phụ được phép thực hiện việc kiểm phiếu tại khu vực bị chia cắt, theo quy định của Luật Bầu cử, hướng dẫn tại Thông tư số 21/2025/TT-BNV và báo cáo kết quả kiểm phiếu bằng điện báo, điện thoại, các hình thức phù hợp khác cho Tổ trưởng Tổ bầu cử. Các thành viên Tổ bầu cử phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin về kết quả kiểm phiếu; nộp hòm phiếu phụ, phiếu bầu cử cùng kết quả kiểm phiếu bầu cử ở hòm phiếu phụ ngay sau khi về phòng bỏ phiếu.

Trong cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XVI và đại biểu HĐND các cấp, để đảm bảo quyền được bầu cử của cử tri, bên cạnh các hòm phiếu chính được đặt tại các khu vực bỏ phiếu, nhiều địa phương đã linh hoạt bố trí thêm các hòm phiếu phụ di động, mang lá phiếu đến tận nhà cho những cử tri ốm đau, già yếu, khuyết tật hoặc đi lại khó khăn. Đặc biệt là ở các xã vùng cao, biên giới - nơi địa hình đồi núi chia cắt, giao thông còn nhiều trở ngại, việc tổ chức hòm phiếu phụ không chỉ bảo đảm mọi công dân đều được thực hiện quyền bầu cử thiêng liêng, mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm, sự quan tâm và tính nhân văn của chính quyền địa phương, với quyết tâm không để cử tri nào bị bỏ lại phía sau trong Ngày hội non sông.

Sáng 15/3, ông Nguyễn Thế Thạch, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Ủy ban bầu cử phường Phúc Lợi (Hà Nội), trực tiếp cùng Tổ bầu cử đơn vị bầu cử số 2 đến nhà cử tri Chu Thị Nhớn (102 tuổi), người có công với cách mạng, để hỗ trợ thực hiện quyền bầu cử và giám sát quá trình bỏ phiếu lưu động. Việc tổ chức hòm phiếu lưu động nhằm tạo điều kiện để cử tri cao tuổi, sức khỏe yếu không thể đến điểm bỏ phiếu vẫn thực hiện quyền bầu cử, bảo đảm quyền lợi của mọi công dân.

Cũng trong ngày 15/3, tại Trại tạm giam số 2, Công an tỉnh Tuyên Quang, Tổ bầu cử địa phương đã mang hòm phiếu đến khu vực bỏ phiếu được bố trí trong trại để những người đang bị tạm giữ, tạm giam thực hiện quyền bầu cử theo quy định của pháp luật.

Trong môi trường quản lý đặc thù, 127 người bị tạm giữ, tạm giam đủ điều kiện đã tham gia bỏ phiếu nghiêm túc, đúng quy trình. Những lá phiếu được thực hiện phía sau cánh cổng trại tạm giam không chỉ mang ý nghĩa chính trị mà còn thể hiện nguyên tắc mọi công dân đều có quyền tham gia đời sống chính trị của đất nước theo quy định của pháp luật.